如何制定经营管理报表

  这里所提到的经营管理报表,依照其使用目的,可区分为经营报表与管理报表。后者其实就是公司内的一般作业表单,或再进一步经过简略统计整理出来的资料资料,一般公司由于内部单位管理参考的必要,都会有这些管理报表的设定。而前者经营报表则为根据年度目标的专案及数值设定,每月显现其经营目标的达成状况,也就是代表经营者的整体经营成果表现。很多小公司都会有内部管理报表,却缺少经营报表,或是未适当设定经营报表的专案及目标数值。而且更大的错误在于有些经营者认为,每个月的财务报表就已经是公司的经营报表。特别要强调的是财务报表所呈现的只是每个月的整体经营成果资料,而经营报表除了这些资料,还呈现各部门的作业品质状况,提供经营者及时的改进方向考量。
 
  如何制定经营报表呢?首先是要选定公司与各部门的主要管制目标专项,并且根据去年度的达成资料,及新年度的预估状况,订定新年度的目标资料,再参考年度内各月份的淡旺季差异,分别修订成各月份的目标资料。执行重点为经营者与部门责任主管,每个月应该针对实际的目标达成情形,提出检讨改善或适时重新修订目标值。另外在制定年度计画之时,也应该同时检讨各部门之计画,是否与公司整体计画配合,以免目标互相冲突或浪费部门乃至公司资源。在每个月或每季的目标达成情形持续追踪之下,经营者与部门责任主管势必承受明显的改善压力,整个公司也会由过去的守成经营,转而发挥效率追求突破发展。
 
  至于应该如何选定项目呢?以公司整体经营成果面考量,配合财务报表的需求,当然是第一选择的重点专案。例如,销售业绩额,利润额,材料附加值,成品及材料库存金额等等。然后再针对各责任部门分别选定专案,以呈现各部门的作业绩效,但是专案不宜太多,以免因而模糊焦点。例如,业务单位的应收账款,订单接单金额,业务费用等。生产单位的成本效率,制造费用,直接人力,良品直通率等。品质单位的客户退货率,物料及外制品退货率,客诉损失金额等。技术单位的新机型研发件数或时间,研发费用,技术重工损失等。管理单位的间接人力或费用,加班时数,物料停线损失等。
 
  最重要的是,专案及合格标准的设定必须合理,而且所提报的资料必须有正确性,才能提供有效的评核与改善依据。如果不需要努力就能达成的目标,或是整年度内再多的努力,也难以达成的目标,就完全失去订定的意义。另外也可以活用经营报表的目的,随时增加以未来半年度或以未来一季为管制目标的专案。