财务人如何整理笔记效率更高

  在财务人日常工作中,笔记整理是少不了的,今天来给大家介绍下,如何整理笔记,提供工作效率。下面举几个场景

  情况一,假设现在开一个检讨会议,主管针对我在进行的多个专案、任务,分别给了提点:A专案请你到时候记得申请某份A表单、B任务要结案时要给一个结算报告、C任务执行过程中要记得做一个C步骤。
 
  我于是打开笔记本,在一页空白页面写下今天开会的每一个行动指示。
 
  但问题是,这些行动分别属于A、B、C三件事,如果我把它们都写在今天的会议笔记,这样不就表示我在做A时要看一下今天的会议笔记,做B与做C时也都要看一下今天的会议笔记吗?这样当然容易漏掉,而且没有效率。
 
  情况二,假设现在开会讨论同一个专案的许多执行细节,合作伙伴彼此之间讨论了许多环节下需要的执行步骤:在A阶段可以试试看下广告,在B阶段记得要先完成市场分析,在C阶段最后一定记得邀请推荐人。
 
  我于是打开笔记本,在一页空白页面写下今天开会讨论到的每个行动步骤。
 
  但问题是,这些行动并非连贯执行的,他们分别是专案在不同阶段下的某个步骤,如果我只把他们写在今天的会议笔记,又怎么会在真正执行专案时,记得去执行这些开会讨论到的步骤呢?
工作笔记整理
 
  所以问题是什么?
 
  问题可能是,我们以为开会就在写一则好的会议笔记后结束了。
 
  然而其实事情还没结束,当我们在一则好的会议笔记中,总结了这次开会决议的各种行动后,并非把这些行动留在会议笔记,而是要:
 
  让他们回归到各自专案、任务的行动清单中。
 
  以前面的情况一来说,就是把主管交代的三件事,分别写回自己A专案、B任务与C任务的行动清单中,排入正确的位置,这样到时候B任务进行到最后,自然会看到最后一个行动是要制作结算报告。
 
  以前面的情况二来说,既然都是同一个专案,就不是每次都新增一则会议笔记,而是直接把讨论的行动,插入这个专案原本的流程步骤中。
 
  当然,有时候需要「做出一则会议笔记留存」,那也无妨。
 
  但更重要的是,不要让自己回头去看会议记录来行动,而是把决议的行动,拆解后真正放入他们各自的专案步骤流程当中,纳入你真正的待办清单中,这样才能真正有效率,并且更轻松地去执行他们。
 
  拆掉会议笔记,让行动回归到真正专案流程的正确位置上。
 
  你有没有遇过跟客户开会,客户看似在一张纸上拼命做笔记,但结果最后真正在执行时,你还是要每个环节都提醒他之前会议确认的事项?
 
  或许问题就在于,不是他不会做会议笔记,而是他没有真正把行动放入专案流程中!