企业为什么需要查账

  企业为何需要查帐:
 
  当企业都是由老板兼工友时,所有的工作老板都了然于心,此时自然舞弊的问题比较小,横竖所有的交易大小工作都逃不出老板的手掌心。但是这也不表示不用查帐,因为只要你有6、7个客户,有2、3家供应商,有10几种存货,有100笔交易以上,就会有对帐的问题发生,所以还是要查帐。
 
  公司到了超过7个人以上时,老板已经无法监督到所有的员工,这时候就会有出货漏记帐,重复付款,存货不正确,应收帐款请款与对帐,应付帐款的复核与对帐的问题,所以更需要查帐。
 
  当公司更扩张时,例如设立国外子公司或者其他县市的分公司及关系企业时,老板已经无法座镇当地,唯有靠会计报表及制度来管理,为了确定会计数字是否正确,制度有无被执行更需要查帐。否则授权而无监督无控制变成弃权,全公司被掏空而不自知。
 
  查帐是如此的重要,从小公司开始到大公司都必须依赖查帐,以确保会计数字之健全、公司制度之有效执行、员工及经理人舞弊之防制、以及资源之有效使用,等这些查帐可以达到的功能。
 
  查帐的方法有哪些?
 
  一、 发函或对帐以证实数字之正确
 
  例如一般以应收帐款而言,要验证帐上资料的正确性,就必须与外部单位对帐才可以。但是与客户对帐是一个客户一个客户对帐,而无法以试算表或资产负债表的总金额和客户对帐,因此要验证试算表或资产负债表上应收帐款的正确性,就必须要有公司各客户的应收帐款明细的资料才行。

  因此必须要编制客户别应收帐款明细表,例如甲客户12月底应收帐款余额500万、乙客户12月底应收帐款1200万、丙客户12月底应收帐款余额300万,合计公司的应收帐款12月底余额为2000万。这个合计金额2000万,必须要与资产负债表或试算表上的应收帐款金额一样,才可证明,试算表或资产负债表上的应收帐款金额是有实际存在的数据所汇总纪录而成,或者说,资产负债表余额或试算表上的余额是有实际的数据来支持它的存在,不是乱编出来的。然后呢,我们在以应收帐款明细表的金额与客户对帐,亦即甲客户12月底余额500万、乙客户12月底余额1200万、丙客户12月底存款余额300万与客户对帐,可以发对帐函(函证)给客户,其金额是否一致。

  如果一致的话就是证明我们应收帐款的纪录是确实存在而且正确的,也就是说,试算表或资产负债表上应收帐款金额是实在而且可验证的。如果不一致也没关系,因为有些金额本公司先入帐,客户因为跨月而未入本月份的帐。但是有些状况就必须更正了,例如客户已付款而公司并未入帐,此时必须判定公司员工是否有中饱私囊的情形,或是只是公司延迟入帐而已,延迟入帐的时间如超过3天,那也显示公司的内部控制有很大的缺失。

  有时候公司帐上的应收帐款的纪录为200万元,可是客户的应收帐款为180万元,那就必须追踪原因,到底是客户未依定价付款,还是品质有瑕疵,必须进一步调查清楚,如果是本公司的问题,必须重开发票或办理销货折让,已反映实际的销货与应收帐款的价值。
 
  二、盘点
 
  以存货盘点为例,要确认存货的正确性,与银行存款及应收帐款一样,必须要编制存货明细表,而存货明细表,则是由存货明细帐所产生,只要存货明细表上的金额与资产负债表或试算表上的存货金额一致,就表示存货并非凭空捏造,而是有帐簿可查。但是应收帐款及银行存款都可藉由明细帐编致对帐单与银行或客户对帐,来验证银行存款或应收帐款之存在与金额之正确性。存货则主要不是编制对帐单用对帐的方式来确认其存在与金额之正确性,存货是用盘点的方式来确认其存在与数量之正确性,至于金额是否正确则需进一步之计算与验证。

  正由于应收帐款如果不正确,因为是与外部单位对帐,客户对于不正确或不一致的地方,会发现而告知公司,存货由于并未向外部单位对帐,并没有第三者来告知公司的存货是否正确,完全借由公司的纪录与盘点来确认其存在与正确性。如果公司的管理相当差,则存货之正确性堪虑,进一步员工可在存货管理的缺失上下其手,同时公司的资产负债表与损益表亦皆不能被相信。
 
  三、观察
 
  有些状况可以藉由观察得知,例如:甲公司的主管一直为存货盘亏找不出原因所困扰,直到有一天收到一笔莫名其妙的货款,经其向客户询问方知,系支付前几天购货之货款。然而甲公司之帐上并无销售给该客户之纪录。该主管决定要了解原因,他观察到主要的原因在于出货单并非由仓库所开立,而是由守卫开立。守卫有时并不在大门办事,有时候又很忙必须要对来宾换证件,以致有很多出货单并未开立,由于出货单未开立,所以仓库的存货也未扣帐,因而发生盘亏的情形。
 
  该主管决定改由仓库开立出货单,并且出货单上必须注明客户订单号码,已确定公司的出货都是客户所订购,不可以随便任意出货。同时出货单必须有一复本通知业务部门通知已出货,并联同发票纪录销货簿即应收帐款明细帐。为避免出货单遗失而漏记销货帐的情形,规定所有的出货单必须预先按顺序编号并控制。如果有做废应收回,如此一来就可知出货单是否有依规定处理,如有做废或遗失可以迅速发现。
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